Докладна записка – Документ, адресований керівництву, що викладає будь-яке питання з висновками та пропозиціями укладача. Службова записка – записка про виконання будь-якої роботи, що направляється однією посадовою особою іншому.
Пояснювальна записка – Документ, що пояснює причини будь-якої події (дії, факту), що складається працівником і надається вищій посадовій особі. Службова записка – записка про виконання будь-якої роботи, що направляється посадовою особою іншій посадовій особі.
Службові записки — це свого роду листування між структурними підрозділами. Вони зазвичай містять певне прохання, пропозицію. Службові записки оформляються так само, як і доповідні.